Implementatie & integratie

Onze oplossingen staan niet alleen, ze kunnen eenvoudig geïntegreerd worden in uw bedrijfsprocessen en applicaties van derden. Wij hebben daarvoor een specifiek plan van aanpak ontworpen die elk project doet slagen.

 

Implementatie

Stap 1: Analyse

Samen met de consultant die in uw verticale markt gespecialiseerd is komen we ter plaatse. Deze workshop duurt een halve dag, waarin we de scope van het project duidelijk gaan aflijnen. We analyseren de huidige bedrijfsprocessen en bekijken hoe we onze oplossing kunnen inpassen om dit proces te verbeteren. Door een nieuwe documentbeheeroplossing in te passen, kunnen bestaande workflows en werkmethoden eveneens geoptimaliseerd en geactualiseerd worden.

Aandachtspunten tijdens de analyse:

  • Analyse van de te automatiseren processen
  • Type documenten: soort, digitaal of papier, taal, …
  • Analyse van huidige werksituatie
  • Gebruik backoffice systemen
  • Algemene IT-omgeving
  • Levenscyclus van een document
  • Wie doet wat
  • Huidige problemen aankaarten
  • Verschillende documentstromen analyseren
  • Gebruikers/rechten/rollen/taken
  • Analyse van gewenste situatie

Stap 2: functioneel, technisch ontwerp creëren

Na de uitgebreide analyse, zal de consultant zijn bevindingen uitschrijven en een functioneel en technisch ontwerp uittekenen. Dit  ontwerp wordt vervolgens aan de klant voorgelegd ter goedkeuring.

Stap 3: installatie en configuratie

Zodra het ontwerp goedgekeurd is, gaat ADM Solutions van start met de installatie van de software op basis van een blauwdruk. Die installatie bestaat uit 3 delen:

  • Voorbereiding: hardware, software en netwerkomgeving voorbereiden. Dit wordt meestal door de klant gedaan op basis van de voorwaarden uit de blauwdruk.
  • Installatie: verschillende applicaties installeren en connecties met de backoffice systemen, database, enz. voorzien.
  • Configuratie van applicaties: scanoplossing, archiefoplossing, workflow, …

Stap 4: opleiding & test van hoofdgebruikers

Zodra de oplossingen geïnstalleerd zijn, zullen een aantal hoofdgebruikers de oplossing in gebruik nemen. Zij kregen eerst een praktische training die hen toont hoe ze de oplossingen kunnen gebruiken. Zo hebben zij de kans om de oplossingen uit te testen en eventuele problemen aan te geven. Als we geen contact hebben met de eindgebruikers, dan zetten we een test plan op dat we samen met de IT-afdeling van de klant uitvoeren.

Stap 5: evaluatie van test & eventuele aanpassingen

Die test doen we natuurlijk voor een erg goede reden: om problemen op te sporen ze op te lossen. We sturen daarom een ontwikkelaar ter plaatse die de systemen controleert en aan de slag gaat met jullie opmerkingen. Hij voert dan eveneens aanpassingen uit zodat die volledig overeenstemt met jullie wensen en benodigdheden.

Stap 6: opleiding van alle eindgebruikers

Zodra de oplossing volledig getest en geoptimaliseerd is, voorziet ADM Solutions de nodige trainingen voor alle gebruikers in de organisatie. Wat we meestal doen is ‘train-the-trainer’, waarbij we de hoofdgebruikers verder opleiden zodat zij daarna alle eindgebruikers kunnen trainen. Niet alleen hebben zij al training genoten, ze hebben het document ook al in de praktijk gebruikt waardoor ze het gemakkelijk kunnen doorgeven aan hun collega’s.

Stap 7: oplevering van het project

Zodra de vorige 6 stappen voltooid zijn, leveren we het project op. Dat houdt in dat we de oplossingen in productie zetten en activeren.

Stap 8: support en onderhoud

Als het project eenmaal opgeleverd is, wordt de support overgedragen aan de dienst na verkoop en de ontwikkelaars.

 

Integratie

Onze oplossingen zijn geen alleenstaande programma’s, ze kunnen geïntegreerd worden met eender welke software. In samenspraak met de klant en derde partijen gaan wij altijd op zoek naar de beste, meest logische oplossingen. De visie van ADM Solutions is immers dat we onze oplossingen steeds aanpassen aan de huidige omgeving en huidige manier van werken van de klant.

We voorzien al standaardkoppelingen met verschillende boekhoudpakketen, waar we werken met integraties volgens de Europees/Belgische standaarden. We hebben onze oplossingen zo al gekoppeld aan Vero, Expert M, TopAccount, Exact Online, Briljant, Zensoft, Illicosoft, en meer.

Daarnaast voorzien we ook links met alle MS Office producten. De ELO macro maakt het mogelijk om e-mails eenvoudig te archiveren in Outlook. Hetzelfde principe wordt gebruikt in MS Office om vanuit de verschillende Office-programma’s documenten te archiveren.

Vragen?

Aarzel niet om ons te contacteren, onze experts staan u graag te woord! Contacteer ons om uw project te bespreken.