Implementatie en integratie

Wij bij ADM Solutions hebben een specifiek plan van aanpak ontworpen die elk project doet slagen!
Daarnaast hebben wij reeds ervaring in verschillende koppelingen met applicaties van derden.


Implementatie

Plan van aanpak:

Capture

Stap 1: Analyse fase


In de analyse fase zullen we samen met onze consultant, gespecialiseerd in één van onze diverse verticale marketen, ter paatste komen. Dit wordt ook weleens de Workshop genoemd, die een halve dag tot een dag duurt. Concreet gaan we gedurende deze dag samen met de klant de scope van het project duidelijk aflijnen.Er wordt een analysegemaakt van de huidige werking van het kantoor en hoe wij onze oplossing kunnen vertalen/aanpassen aan dit proces. De consultant zal vanuit zijn expertise ook de klant adviseren om tot een zo optimaal mogelijke oplossing te komen.

Tijdens deze workshop zal op basis van uw ‘business-case’ bepaald worden welke aanpak en configuratie het meest aangewezen is. Elk document-beheer-oplossing (DMS) vraagt een stuk aanpassing in functie van de vooropgestelde werkmethoden in het bedrijf. De introductie van een DMS oplossing laat ook toe om de bestaande workflow en werkmethoden te optimaliseren en te actualiseren.

Tijdens de analyse fase zullen o.a. onderstaande zaken in kaart worden gebracht:

  • Analyse van de te automatiseren processen
  • Type documenten: soort, digitaal en/of papier, taal,...
  • Analyse van de huidige werksituatie
  • Gebruik back-office systemen
  • Algemene IT omgeving
  • Life cycle van een document
  • Wie doet wat
  • Aankaarten van de huidige problemen
  • Analyse van de verschillende documentstromen
  • Gebruikers / rechten / rollen / taken
  • Analyse van de gewenste situatie


Stap 2: Creëren functioneel en technisch ontwerp

Na de anlayse schrijft onze consultant deze uit in een functioneel en technisch ontwerp. Nadien wordt dit ontwerp nogmaals voorgelegd aan het kantoor ter goedkeuring.

Stap 3: Installatie en configuratie

Wanneer er een goedkeuring is mbt. het analyse document, kunnen we van start gaan met de installatie van de software op basis van een blueprint.


De implementatie bestaat uit volgende onderdelen:

  • Voorbereiden van de hardware, software en netwerk omgeving (dit wordt meestal door de klant uitgevoerd op basis van de requirements die opgenomen zijn in de blueprint).
  • Instalaltie van de verschillende applicaties en connecties met de back-office systemen, databases, etc.
  • Configuratie van de applicaties: scanoplossing, archiefoplossing, workflow,...

Stap 4: opleiding key users + test key users

Wanneer de implementatie fase succesvol is afgerond wordt de geïnstalleerde oplossing in gebruik genomen door een aantal key-users. Uiteraard krijgen de key-users nog een opleiding die hen in staat stelt om de oplossing te gebruiken op een goede manier. Wanneer er geen interactie is met de eindgebruikers kunnen we de testen aan de hand van een testplan uitgevoerd worden en dit in samenwerking met de IT afdeling van de klant.

Stap 5: evaluatie test + uitvoeren aanpassingen

Na de implementatie sturen we een developper ter plaatste die alles evalueert. Op basis van deze evaluatie kunnen er nog bepaalde aanpassingen doorgevoerd worden aan de geïmplementeerde oplossing teneinde deze volledig conform de wensen van de eindklant te maken.

Stap 6: opleiding eindgebruikers

Na het finetunen van de oplossing voorzien we ook in de nodige opleidingen voor alle gebruikers binnenin de organisatie. Wij hanteren meestal het principe van: ‘train the trainer’, aangezien de key-users tijdens de implementatieperiode reeds een opleiding hebben gekregen en ondertussen ook al de nodige praktische ervaring opgebouwd hebben, hierdoor zijn ze de aangewezen personen om hun kennis over te dragen aan de andere werknemers.

Stap 7: oplevering project


De laatste stap in het volledige process is het in productie plaatsen van de oplossing. Dit wil tevens ook zeggen dat het project opgeleverd wordt.

Stap 8: support en maintenance

Na de oplevering van het project wordt de ondersteuning overgedragen aan het after sales team en aan onze developers.

Integratie

Al onze oplossingen zijn compatibel met eender welke software, in samenspraak met klanten en derde partijen proberen wij altijd te zoeken naar de meest logische en beste oplossingen.  Wij als ontwikkelingshuis staan altijd open voor communicatie. ADM Solutions heeft als visie dat we steeds onze oplossingen aanpassen aan de huidige omgeving.

Wij bij ADM zijn van het principe dat wij onze oplossing aanpassen aan de omgeving die reeds aanwezig is alsook aan de huidige manier van werken die vandaag in het bedrijf gehanteerd wordt.
We hebben al enkele standaardkoppelingen achter de rug met verschillende boekhoudpakketten en andere toepassingen zoals Outlook en MS office.


De integratie met boekhoudpakketten komt tot stand via een UBL 2.0 formaat/E-fff formaat.
Na het extraheren van de factuurgegevens wordt zowel de foto van de factuur (PDF/A) als de velden (XML) opgeslagen en meegegeven in een UBL 2.0 formaat/ E-fff, een standaard die Europees/Belgisch bepaald is om gegevens uit te wisselen met boekhoudpakketten. Dit bestand kan worden ingelezen door de meeste boekhoudpakketten waardoor de factuur samen met de uitgelezen velden zichtbaar worden gemaakt in het boekhoudpakket wat het inboeken aanzienlijk vergemakkelijkt.
Naast de eerder genoemde formaten zijn er ook nog andere mogelijkheden om tot een perfecte integratie te komen met applicaties zoals: Ascii, XML,...


Enkele voorbeelden van reeds gerealiseerde koppelingen: Vero, Expert M, TopAccount, Exact Online, Briljant, Zensoft, Illicosoft,...

Daarnaast voorzien wij standard een koppeling met alle MS-Office producten. In Outlook komt er een marco bij van ELO (DMS oplossing) om e-mails gemakkelijk te archiveren. Dit zelfde principe wordt toegepast in MS office, zo verschijnt er ook in Word een macro van ELO die het mogelijk maakt om vanuit Word documenten te gaan archiveren. Deze werkwijze vermijdt dat men documenten moet gaan opslaan op de desktopomgeving.

Bewaren