KMO: Kleine en Middelgrote Ondernemingen

Elke dag creëert  of ontvangt uw bedrijf tientallen tot zelfs duizenden documenten. Deze brieven, contracten, overeenkomsten, techische tekeningen e-mails, faxen, enz. zijn geprint, opgeslagen en worden vaak gedeeld met het team. Maar met elk nieuw document komt er een uitdaging bij.
 
Hoe controleert of er een opdracht die gekoppeld is aan een document, uitgevoerd is? Hoe kunnen medewerkers aan een zelfde document blijven werken met versiebeheer? Hoe slaat u veilig de documenten op, zodat ze gemakkelijk te benaderen zijn? Hoe snel kunt u bij documenten wanneer ze echt nodig zijn? Hoe kunt u bijvoorbeeld facturen op een legale manier gaan archiveren zodat het papieren archief kan verdwijnen? Hoe kunnen we een goedkeuringsflow hier aan koppelen?

____________________________________________________________

Documenten aanmaken

De levenscyclus van een document begint vaak met de inbreng van content, afkomstig van verschillende afdelingen. Juist door overlap en betrokkenheid van verschillende afdelingen en verantwoordelijken raakt men snel het overzicht kwijt.  Hierdoor is een versiebeheer belangrijk. Zo kan er op elk moment gekeken worden wie welke taak heeft uitgevoerd én kan er altijd naar een vorige versie teruggekeerd worden. 

Workflows

Aan documenten zijn vaak workflows gekoppeld. Een simpel voorbeeld is de factuur. In de meeste bedrijven hangt hieraan een goedkeuringsflow vast. Op vandaag worden deze vaak verwerkt door deze op papier het bedrijf te laten doorgaan. Maar u wilt toch ook graag weten welke facturen die groter zijn dan € 10.000 en waarop een creditnota is aangemaakt, nog niet zijn goedgekeurd?

Documenten archiveren

Documenten zijn gemaakt om te worden gebruikt. Dit vereist dat de informatie gemakkelijk en snel opvraagbaar moet zijn. Om dit voor elkaar te krijgen, dienen documenten goed gestructureerd opgeslagen te worden. Dit wordt meestal gedaan door een goede, passende en bovenal logische mappenstructuur aan te maken. Echter merken we dat meer en meer bedrijven documenten gaan opslaan op basis van meta-data in plaats van de vertrouwde mappenstructuur. Onze oplossingen bieden echter antwoord op beide mogelijkheden (gelijktijdig). Zo hoeft u niet te vrezen voor een “revolutie” op de werkvloer en kunnen medewerkers in hun vertrouwde structuur verder werken.

Toegang tot documenten

Documenten delen met collega’s en externe personen is een belangrijk onderdeel binnen het bedrijfsproces. Uiteraard moet er hier een beveiliging op zitten. Wie mag wat zien binnen uw onderneming? U wilt uiteraard niet dat de loonbrieven door iedereen gezien kunnen worden.

Wat te doen met inkomende documenten?

Elke dag komen er documenten binnen. Deze wil u uiteraard ook meteen archiveren, al dan niet gekoppeld aan de klant/dossier/leverancier. Wij kunnen bijvoorbeeld zien vanuit welk email adres een bestelling gestuurd is, deze hangen we meteen aan het juiste digitale dossier. Een stap verder kan nog zijn dat we meteen hierop een workflow laten starten om de bestelling te laten verwerken. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor facturen.

Eenvoudig archiveren én terugvinden

In onze oplossing kan je op een eenvoudige manier documenten archiveren. Zowel digitaal als op papier. Uiteraard geldt maar één ding: deze moeten op een eenvoudige manier ook teruggevonden kunnen worden op de manier dat u wenst.