Postverwerking

De ‘Digitale Postkamer oplossing’ bevat de totaliteit van alle documenten die het bedrijf binnenkomen via e-mail of fax, reeds bestaande documenten afkomstig van servers of archieven alsook de inkomende mails die nog gedigitaliseerd moeten worden.

Om deze massa aan informatie te kunnen gebruiken, moeten de documenten van de ‘digitale postkamer’ toegewezen worden aan de verschillende documenten types/klassen. Dit omwille van het feit dat enkele en alleen specifieke type/klasse documenten kunnen leiden tot bedrijfsprocessen. Pas na de herkenning van een dergelijke documentklasse, de bijgevoegde data kan redelijk geïnterpreteerd worden en vervolgens getransformeerd worden naar het juiste bedrijfsproces.

Digitale Mailroom oplossingen herkennen automatisch het type van het digitale document (classificatie) en extraheren meta-data om een document toe te wijzen aan een bepaald proces, aan bepaalde record of een bepaalde inbox. Tijdens het proces alsook gedurende de laatste aflevering van de documenten, is het dossier scherpgesteld met verschillende en deels bijgevoegde documenten. 

Omwille van deze reden, digitale mailroom oplossingen worden normaliter geconnecteerd met elektronische bestanden. Één record bevat verschillende document die deel uit maken van een belangrijke index. Elke record volgt een welbepaalde structuur – de index. De elektronische record oplossing herkent de beschikbare informatie op verschillende niveaus:

  • Classificatie criteria zoals bv.: nummer sociale zekerheid, klantennummer, HR-nummer, banknummer, etc.
  • Document types in het correspondeerde record zoals bv.: order, quotatie, orderbevestiging, leveringsnota, factuur binnenin een leveranciersrecord.
  • Archviering volgens chronologische volgorde (document datum)

Voorbeelden van praktische applicaties van elektronische record/data oplossingen zijn:

  • HR gegevens van HR departementen
  • Verzekeringsgegevens in verzekerings maatschappijen
  • Kredietgegevens in banken
  • Patiëntengegevens in ziekenhuizen
  • Leveranciersgegevens in aankoop afdelingen
  • Klantengegevens in de verkoopsafdeling

De digitale postkamer oplossing zijn op maat gemaakt volgens de vereisten. De classificatie en extractie regels zijn aangepast aan specifieke kwesties en noden van de afdeling op het gebied van classificatie, indexering en sortering.
Ze bevatten de oplossingspaketten: Human resources (HR records), Bankwezen (klantengegevens), gepersonaliseerde mail ( sortering van inkomende mail), leveranciersgegevens en vooral voor de dienstverleners het oplossingspakket: Outsourcing.